Najvažnije pravilo za borbu protiv stresa na poslu: Ne mora sve biti dovršeno 100 posto i odmah savršeno provedeno. Nadalje, ponekad morate reći i ne. Dobro upravljanje vremenom pomaže u borbi protiv stresa na poslu. “Paretovo načelo”.
dobar je način postavljanja prioriteta , u kojem se zadaci dodjeljuju prema takozvanom pravilu 80/20. To preporučuje Hamburško strukovno udruženje za administrativne poslove (VBG).
Prema ovoj teoriji, 80 posto svih neizvršenih zadataka može se dovršiti u 20 posto radnog vremena. Prema podacima, 80 posto svih rezultata sastanaka postiže se u 20 posto vremena sastanka. Za preostalih 20 posto zadataka – naime, onih važnih – zaposlenici moraju rezervirati 80 posto svog vremena.
Ne može se sve napraviti savršeno
Kako bi razlikovali važne od nevažnih zadataka, profesionalci se moraju zapitati: Koji su zadaci toliko važni da im mogu posvetiti 80 posto svog vremena? Sve ostalo zatim ide u skupinu zadataka koji zahtijevaju malo vremena. Drugi korak je pitati se koji zadaci zaslužuju perfekcionizam, a koji ne.
Prema “Pareto teoriji“, koju je razvio istraživač istog imena, dovršetak zadatka na 80 posto je brz – 20 posto ukupnog vremena je dovoljno za to. Međutim, posljednji korak, do 100 posto dovršetka, traje 80 posto vremena. Ne treba dugo da se softver, na primjer, dovede u osnovno stanje – završno fino podešavanje traje najviše vremena.
Reci ponekad ne
Kako bi uštedjeli vrijeme, zaposlenici bi se stoga trebali zapitati: Koji su zadaci dovoljni za dovršetak 80 posto početnog zadatka? Rezultat neće biti savršen, ali to nije uvijek ni nužno odmah. Prema teoriji, čak je i neekonomično uvijek pokušavati dovršiti zadatke 100 posto, jer se takav pristup iz ove perspektive čini neprikladnim.
Međutim, zaposlenici moraju biti oprezni: Svakako postoje zadaci koji se moraju odmah dovršiti 100 posto. Ovdje je važno razlikovati što je važno od onoga što nije važno.
VBG također savjetuje da ponekad kažete ne. Mnogi ljudi stalno preuzimaju previše posla, kažu stručnjaci za VBG. Dobro upravljanje vremenom uključuje odbijanje kolega koji vam pokušavaju nametnuti zadatak za koji više nema mjesta u vašem rasporedu.
Iako zaposlenici ne mogu odbiti svaki dodatni zadatak kada je na poslu užurbano, neki se zadaci nakon detaljnijeg pregleda pokažu manje hitnima – i barem tada ne moraju odmah intervenirati. Drugi se zadaci mogu delegirati ako nemaju nikakve veze s njihovim vlastitim područjem odgovornosti.
Internetske provjere
Kako bi se izbjeglo uvređivanje kolega, VBG (Njemački savez zaposlenika) preporučuje popuštanje teme: Dotična osoba trebala bi objasniti zašto nema vremena preuzeti zadatak. Također je korisno ponuditi alternative – to bi mogao biti kasniji datum kada se zadatak može riješiti. Ili bi zaposlenik mogao uputiti zaposlenika kolegi koji bi u tom trenutku mogao biti bolja kontakt osoba.
Nova online provjera Udruge za osiguranje od odgovornosti poslodavaca (VBG) nudi dodatnu pomoć u suočavanju sa stresom na radu. Sudionici mogu procijeniti svoje vještine upravljanja stresom za deset minuta. Zaposlenici na portalu također mogu pronaći vježbe opuštanja i savjete o organizaciji rada. VBG je zakonski pružatelj osiguranja od nezgode s više od 30 milijuna osiguranih članova.
Naslovna fotografija: Photo by Austin Distel on Unsplash
